Osoblje 24. ožujak 2026. · 8 min čitanja

Kontrola dolaska i evidencija radnog vremena: što inspekcija stvarno traži

Excel tablica popunjena na kraju mjeseca više ne prolazi. Saznajte koje podatke evidencija radnog vremena mora sadržavati, kolike su kazne i kako digitalna prijava dolaska zatvara najveće rizike.

Evidencija mora biti ažurna, ne naknadna

Najraširenija zabluda je da je evidencija radnog vremena nešto što se posloži na kraju mjeseca za potrebe plaće. Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) traži da evidencija bude ažurna, dakle da odražava stvarno stanje za svaki radni dan. Inspekcija rada ne najavljuje dolazak i ima pravo zatražiti evidenciju na uvid odmah. Ako se ona tek "slaže" unatrag, to je samo po sebi problem, a uz to gotovo nikad ne odgovara stvarnim dolascima. Praktično rješenje je da se sati bilježe na dan kad nastanu, bilo prijavom dolaska na uređaju, bilo potvrdom planirane smjene. Ažurna evidencija nije birokratski teret nego dokaz da poslujete uredno.

Pravnu osnovu daje Pravilnik NN 55/2024, na snazi od 1. listopada 2024.
Evidencija mora odražavati stvarno stanje svakog dana, ne kraj mjeseca
Inspekcija ne najavljuje dolazak i traži uvid odmah

Koje podatke evidencija mora sadržavati

Sadržaj nije proizvoljan. Za svakog radnika i svaki dan evidencija mora pokazati početak i završetak radnog vremena, ukupno odrađene sate te ih razvrstati po vrsti: redovni rad, prekovremeni rad, noćni rad, rad nedjeljom i blagdanom. Uz to se bilježe stanke i odmori (dnevni, tjedni, godišnji) i razlozi izostanaka jasno kategorizirani: bolovanje, godišnji odmor, plaćeni i neplaćeni dopust, rad od kuće. Prekovremeni rad mora imati zabilježen razlog i odobrenje. Pukim upisom "8 sati" ne udovoljavate Pravilniku jer nedostaje razvrstavanje. Upravo razvrstani podaci kasnije omogućuju i točan obračun dodataka, pa ispravna evidencija istovremeno rješava i obvezu prema inspekciji i ulaz za plaću.

Početak i kraj rada te ukupni sati za svaki dan
Razvrstavanje: redovni, prekovremeni, noćni, nedjelja, blagdan
Stanke i odmori (dnevni, tjedni, godišnji)
Kategorizirani izostanci: bolovanje, godišnji, dopust, rad od kuće
Prekovremeni rad uz zabilježen razlog i odobrenje

Kazne su realne i zbrajaju se

Posljedice neuredne evidencije nisu teoretske. Za nepotpunu ili neurednu evidenciju radnog vremena predviđena je novčana kazna od približno 8.090 do 13.270 eura za pravnu osobu i od 920 do 1.320 eura za odgovornu osobu. Kazne se izriču po prekršaju, što znači da se kod više povreda zbrajaju. Još je opasnije što neuredna evidencija često prikriva teže povrede, prekoračenje maksimalnog radnog vremena ili neiskorištene odmore, za koje ukupne sankcije mogu biti i znatno više. Inspekcija danas ima manje tolerancije za snalaženje u Excelu nego prije, jer digitalni alati postoje i pristupačni su. Trošak urednog sustava gotovo je uvijek manji od jedne jedine kazne, a uklanja i rizik koji se vuče godinama unatrag.

Pravna osoba: otprilike 8.090 do 13.270 eura po prekršaju
Odgovorna osoba: otprilike 920 do 1.320 eura
Kazne se zbrajaju po prekršaju i mogu prikriti teže povrede

Digitalna prijava dolaska zatvara rupe

Prijava dolaska putem mobitela, kioska ili kartice rješava dvije stvari odjednom: bilježi stvarno vrijeme i uklanja naknadno do4tjeravanje. Kad radnik prijavi dolazak i odlazak, sustav sam izračuna sate i razvrsta ih, pa nema rasprave je li smjena trajala do ponoći ili pola jedan. Za ugostiteljstvo je posebno korisno jer su smjene neravnomjerne i prelaze u noć, gdje se najlakše griješi. Bitno je da prijava bude jednostavna, jer komplicirani uređaj ljudi zaobilaze. Uz to, digitalni trag rješava i klasične sporove oko kašnjenja i prekovremenih: podaci postoje, s vremenom i osobom. Tako prijava dolaska nije nadzor radi nadzora, nego zaštita i poslodavca i radnika od nesporazuma.

Prijava preko mobitela, kioska ili kartice bilježi stvarno vrijeme
Sustav automatski računa i razvrstava sate, uključujući noćne
Digitalni trag rješava sporove o kašnjenju i prekovremenima

GDPR: prikupljajte samo ono što vam treba

Evidencija radnog vremena znači obradu osobnih podataka, pa vrijedi GDPR. Smijete bilježiti podatke nužne za ispunjenje zakonske obveze, dakle vrijeme dolaska i odlaska, sate i kategorije rada. Biometrija, primjerice otisak prsta, je posebna kategorija podataka i traži dodatno opravdanje i procjenu nužnosti; za većinu lokala je nerazmjerna jer isti cilj postiže PIN ili kartica. Podatke čuvajte koliko nalaže propis, ne dulje, i ograničite pristup na one kojima je nužan, voditelja i računovodstvo. Radnike treba informirati o tome što se i zašto bilježi. Uredan GDPR pristup nije prepreka digitalizaciji nego njen sastavni dio, a štiti vas od pritužbi koje bi inače mogle pratiti svaki sustav nadzora.

Bilježi samo podatke nužne za zakonsku obvezu
Biometrija je posebna kategorija; PIN ili kartica obično su razmjerniji
Ograniči pristup i rok čuvanja te informiraj radnike

Ključno za ponijeti

Evidencija mora biti ažurna svakog dana, a ne naknadno sklopljena za plaću; inspekcija dolazi nenajavljeno.
Pravilnik NN 55/2024 traži razvrstavanje sati (redovni, prekovremeni, noćni, nedjelja, blagdan) te kategorizirane izostanke i odmore.
Kazne za neurednu evidenciju idu otprilike 8.090-13.270 eura za tvrtku i 920-1.320 eura za odgovornu osobu, po prekršaju.
Digitalna prijava dolaska bilježi stvarno vrijeme, automatski razvrstava sate i uklanja sporove o kašnjenju.
Pristup mora biti GDPR-usklađen: prikupljajte samo nužno, izbjegavajte biometriju ako PIN ili kartica rješavaju isto.

Sve ovo LogBook radi umjesto tebe.

HACCP, rezervacije, osoblje i fiskalizacija na jednom mjestu.

Započni 15 dana besplatno Uđi u demo

Povezani članci

Osoblje