Kiosk i kontrola dolaska — PIN, NFC i evidencija radnog vremena | Logbook

Prijava PIN-om ili NFC-om u par sekundi

Radnik se identificira četveroznamenkastim do šesteroznamenkastim PIN-om ili dodirom NFC kartice odnosno mobitela na senzor. Identitet se rješava na razini tvrtke, ne pojedinog prostora, pa isti PIN radi na svim objektima iste tvrtke. PIN i NFC se ne čuvaju u čistom obliku — pohranjuju se kao sha256 hash, što znači da ih ni administrator ne može pročitati. Sučelje je dodirno, veliko i jednostavno, prilagođeno za tablet na zidu ili pultu, s uputama na hrvatskom, engleskom ili nepalskom.

• PIN 4–6 znamenki ili NFC kartica/telefon
• Isti identitet na svim prostorima tvrtke
• PIN i NFC pohranjeni kao hash, ne u čistom obliku

Sustav sam prepozna što radnik želi

Nakon identifikacije Logbook ne traži od radnika da bira među opcijama koje ga se ne tiču — sam odredi scenarij. Ako ima otvorenu smjenu, nudi odjavu (i to čak ako je smjena otvorena na drugom objektu). Ako u prozoru od ±60 minuta postoji točno jedna planirana smjena na tom prostoru, prijava se veže baš na nju. Ako smjene nema, ali radnik ima odjel na tom prostoru, bira odjel i prijavljuje se ad-hoc. Ako nema nijedan odjel na prostoru, dobiva jasnu poruku da se obrati nadzorniku.

• Otvorena smjena → ponuda odjave
• Planirana smjena u ±60 min → automatsko vezivanje
• Bez smjene, ali s odjelom → odabir odjela i ad-hoc prijava

Javni kiosk i portalni kiosk s geolokacijom

Postoje dvije izvedbe za dvije situacije. Javni kiosk je tablet na ulazu bez prijave — otvara se po poslovnom prostoru i, ako je uključeno, pri prijavi PIN-om snima fotografiju radi evidencije. Portalni kiosk koristi prijavljeni radnik na vlastitom uređaju i uz prijavu sprema geolokaciju (širina, dužina, točnost), čime potvrđujete da je dolazak zaista zabilježen na lokaciji objekta. Obje izvedbe pišu u istu evidenciju, pa kombinacija fiksnog tableta i mobilne prijave radi bez sukoba.

• Javni kiosk: tablet na ulazu, bez prijave, opcionalna foto na PIN-u
• Portalni kiosk: prijavljeni radnik na mobitelu s geolokacijom
• Obje izvedbe upisuju u istu, jedinstvenu evidenciju

Zaštita od dvostrukih i zaboravljenih prijava

Radnik ne može biti prijavljen na dva mjesta odjednom: ako već ima otvorenu smjenu bilo gdje, nova prijava se odbija uz jasnu poruku da prvo završi trenutnu. Odjava se pak nudi i za prostor na kojem smjena nije otvorena, pa nitko ne ostane "zaglavljen" prijavljen. Smjena otvorena dulje od 14 sati označava se kao "crvena" — vjerojatno zaboravljeni clock-out — i blokira odobravanje plaće dok je predradnik ne ispravi. Tako se sprječava da pogrešni sati neopaženo uđu u obračun.

Blokada prijave tijekom bolovanja i godišnjeg

Ako je radnik službeno odsutan — na bolovanju ili godišnjem odmoru — kiosk odbija prijavu. Štoviše, sam pokušaj prijave automatski šalje obavijest tvrtki e-poštom, pa nadzornik odmah zna da je netko pokušao raditi dok je evidentiran kao odsutan. To čuva i zakonsku evidenciju i točnost plaće, jer se sati provedeni na odsutnosti ne mogu slučajno pretvoriti u redovan rad. Slanje obavijesti je otporno na greške — ako pošta zakaže, kiosk i dalje radi normalno.

Točni sati za plaću i privatnost po GDPR-u

Svaka prijava i odjava ulazi u lanac plan → stvarno → plaća: predradnik je pregleda i odobri, a samo odobreni sati ulaze u izvoz obračuna. Time kiosk nije samo bilježnica dolazaka nego temelj točne plaće. Podaci se obrađuju u skladu s GDPR-om: pristup je ograničen opsegom i ulogom korisnika, fotografije i geolokacija snimaju se samo ako ih tvrtka uključi u postavkama, a radnik je o tome obaviješten. Tako kontrolu dolaska postavljate proporcionalno — onoliko evidencije koliko vam stvarno treba.

• Samo odobreni sati ulaze u izvoz plaće
• Foto i geolokacija isključivo uz uključenu postavku tvrtke
• Pristup podacima ograničen opsegom i ulogom (GDPR)